事務職では文書の要約、表データの整形と集計、定型メール、手順書づくり、議事録などで時間を短縮できます。とくに「毎回同じ形で作る文書」はCopilotと相性がよく、型を決めて頼めば品質もそろいます。
アプリ別の活用例
| アプリ | 活用例 |
|---|---|
| Word | 通知文・案内文の下書き、規程の要約（要約） |
| Excel | 表記ゆれの統一、集計表、関数の作成（データの整形） |
| Outlook | 問い合わせへの返信の下書き、メールの整理（メール整理） |
| Teams | 会議の議事録とタスクの整理（議事録テンプレート） |
手順書づくりのプロンプト
「次の作業メモを、新人でもわかる手順書にして。番号つきの手順、各手順の注意点、よくある間違いを表で。専門用語には説明を」（作業メモを貼る）
注意したいこと
- 集計の数字は元データで検算
- 個人情報を含む名簿などは会社のルールに従って扱う
- 規程や法令にかかわる文書は担当部署の確認を通す