メールの下書きは、①相手との関係 ②目的（お礼・お詫び・お願い） ③伝えたい要点 ④トーンと長さを伝えると、自然な文面になります。件名も3案出させると便利です。Outlookを使っているなら、OutlookのCopilotで直接下書きを作ることもできます（Outlookで返信の下書き）。
場面別のプロンプト例
| 場面 | 例 |
|---|---|
| お礼 | 「取引先の担当者へ、昨日の打ち合わせのお礼。次回の日程調整もお願いしたい。丁寧に、200字程度で」 |
| お詫び | 「納品が2日遅れることのお詫び。原因は部品の入荷遅れ。新しい納期は〇日。言い訳がましくならないように」 |
| お願い | 「町内会の役員を引き受けてほしいお願い。断りやすさにも配慮して」 |
| 断り | 「せっかくのお誘いを断る返事。関係を大事にしたい気持ちが伝わるように」 |
送る前のチェック
- 日付・金額・名前・社名が正しいか
- 自分が約束できないことが書かれていないか
- 文末や言い回しが自分らしいか（いつもと違いすぎないか）
- 相手の個人情報を必要以上に入力していないか